Border Agency Audit

たまには役に立つかもしれないノウハウを記そうと思う。最近、Border Agency
による外部監査が実施された。その内容は、おおむね以下のようなものであった。

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ＵＫ内オフィスの数と各アドレス

全社員数、スポンサー制にてＶＩＳＡを取得した社員数(以下の監査はこれら社
員が対象）、フルタイム・パートタイムの割合

保管しているパスポート、ＶＩＳＡのコピーを提示せよ

パスポートやＶｉｓａのコピーの取得・保管方法、及び、これらの期間切れをど
う処理しているか述べよ

欠勤の際のプロシジャーを述べよ。また、最近の欠勤一覧表を提示せよ。

年間の有給休暇日数、および、病欠や特別休暇等の規定を述べよ。

社員の最近３ヶ月のペイスリップのコピーを提示せよ。

規定している社員ベネフィットがあれば述べよ。

採用時に実施したユーロ内での求人広告のコピーを提示せよ。

社員の自宅住所 をどのように保管しているか、また移転の際のプロシジャーを
述べよ

スポンサーにてＶＩＳＡを取得した社員が辞職した際のプロシジャーを述べよ

その後、実際の社員と１０分程個人面談。Are you happy with the company? と
いう質問もあったそうである。

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これで３度目の監査。その目的が大体見えてくる。

- スポンサー制にてＶＩＳＡを得る際に提出した各種書類に虚偽が無いこと、
または取得後に発生した事象があった場合でも、それらが取得時の条件を満たし
ていること（年俸が下がるとポイントが減る等）。

- ゾンビ社員が存在しないこと。マネジメントが社員の出勤・欠勤、仕事場所、
自宅住所（履歴を含めて）を常におさえていること。

- Boder Agency への定められた（辞職時等）報告を実施していること。

監査内容は、いずれもリーズナブルなものであり、普通にＨＲを経営していれば、
日々実施しているものであろう。しかし、ものごとが監査対象になると、実施して
いることの証拠を提示できる仕掛けを、常に走らせておく必要がある。これを怠る
と監査官の面前で、書類やファイルを探したり、結局時間切れ、などという事にな
る。情報はなるべく一元管理して、その availability を高く保ち続けるが良い。

ちなみに当社では ExHRというITシステムがその役割をはたしている。社員情報デー
タの保持、変更、履歴、パスポートやVisa期限切れの自動警告、欠勤申請、承認、
一覧表、等々を即時に提供する。監査官、にやりとしていたが、ずばり、"List
for Border Agency"というボタンもある。これ一クリックで、上記の半分近い監査
対象を説明できる。上記監査中、書類での提示はゼロ、全てプロジェクターを使用
してエビデンスの提示を行い、個人面談含めて１時間弱、Ａの１００点を頂いた。
自慢話は見苦しいが、ExHRは当店のSME向け商品でもあり、宣伝させて頂いた。大
変シンプルかつ重宝な一品、ぜひお試しいただきたい。